会社でのやり取りにメールが使われだして、15年以上経つでしょうか？
私も社会人生活を20年以上おくっていますが、未だに悩ましいのが「社内メールを送る場合の敬称は、”様、”殿”、”さん”のどれを使えばよいのか」ということです。
会社から、これを使うべきとの指針があればよいのですが、このような指針がない会社が多いのではないでしょうか。
また、私の会社もそうですが、会社が何度も合併を繰り返していると、それぞれの会社の慣習が入り乱れ、ますます混乱しているのではないでしょうか。
さらには、部ごとに方針が違っているケースもあります。ある部では「〇〇さんでいいよ」とのお達しがあり、かと思えば「社内の人もお客様なのだから、〇〇様とすべし」などなど。混乱に拍車がかかります。
このような状況のなか、Webで調べてみても明確な答えはなかったものの、「これは正解かも」と思ったものを記載します。
肩書きに敬称をつけるのは間違い
◯◯部長殿、◯◯部長様など、肩書き、役職に敬称をつけるのは間違いです。
何故ならば、社長、専務、部長などの肩書き自体に敬称を含んでいるためです。このため、〇〇部長様とした場合、部長プラス様と敬称が重複して、しかも連続して使用していることとなってしまいます。社外宛でどうしても「様」をつけたい場合には、「◯◯部部長◯◯様」となります。
「様」と「殿」の使い分け
では「様」と「殿」の使い分けは、どのような基準によるものでしょうか？
一般的には、「様」は目下、目上、社内外を問わずオールマイティー。「殿」は目下の場合に使用します。
私が若かりし頃(1990年代)、まだメールはなくワープロでの社内文書の作成時となりますが、当時の部署の慣習で「◯◯部長殿」と頻繁に使用していました。これは先程の「肩書きには敬称をつけるのは間違い」「殿は目下の場合に使用する」と合わせて二重の間違いをしていました。
「さん」と「様」の使い分け
一方、「さん」、「様」、「殿」の使い分けは、どうすべきでしょうか？
こちらについては、個人的な見解となるものの、面識のある社内の方で、キャリア・役職的にも自分に近い方、目下の方に対しては「さん」でよいと思います。
普段は「さん」付けなのに、メールのみ「様」「殿」では変ですし。
10年ほど前のことですが、当時の某大手自動車メーカー出身の方が私の職場にいましたが、その自動車メーカーでは『社内のコミュニケーションをよくするために、社内メールは全て「さん」付けとしている』と聞いたことが印象的です。
ところで、小職を誤って使用していることが多々あります
社内メールをみていると、よく自分のことを「小職」としている方がいますが、この使い方はおかしいです。「小職」というと聞こえがよく、使いたくなる気持ちもわかりますが間違いです。
「小職」とは本来は「自分の官職が低いというへりくだりの言葉」です。このため、団体職人や大学・病院職員が使うものであり、民間企業で使うのは おかしいことになります。
なお、私の会社は4社が合併したものであり、また、同じ持株会社傘下のグループ会社ともメールで頻繁にやりとりをするのですが、「小職」以外に同様な趣きの単語として「弊員」「弊職」としているメールも見かけます。
それぞれの会社の風習などによる単語があり、「こんな言い方もあるのか」と想う一方、同じ会社・グループ会社で「へりくだった単語」に出くわすと違和感を覚えます。
このため、個人的な意見では、使い方が間違っている・正しいにかかわらず「小職」「弊員」「弊職」は使用せず、「私」としたほうがメールを受領した側としても、何の違和感も抵抗感もないものだと思います。
まとめ
以上となりますが、一度覚えておくと自分で間違えることはないものの、社内でも他の方は使用しているのを正したくとも、あまりにもおかしな使い方が多いために（もしかして自分も間違えているかも）、正すのも気がひけるのが実態です。
私は過去に間違った使い方をしており（当時の上司の使い方を真似た）、正しい使い方を理解したのは、部門間異動後にあまりにも部内メールで「様」が多用されており、違和感を持ち調べたのがきっかけ。
おそらくは会社で研修を受けるテーマではないと思われ、間違った使い分けのまま社外メールで送ろうものなら、かなり恥ずかしいことになるため、早々に理解し使い分けすべきとの認識です。
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